AI recepcjonista dla firm wielomiejskich

Problem

Zgłoszenia trafiają do niewłaściwego oddziału — klient czeka, a połączenie ląduje u osoby bez kompetencji do tej lokalizacji
Ręczny routing między miastami jest wolny i podatny na błędy, szczególnie przy zmianie dyżurów
Nocne i weekendowe zgłoszenia gubią się bez automatycznej eskalacji do dyspozytora danego regionu
Klient nie wie, na który numer dzwonić i za każdym razem musi być przekierowany ręcznie
Brak centralnego intake sprawia, że żadna osoba nie ma pełnego obrazu zgłoszeń ze wszystkich miast

Dla kogo

Firmy sprzątające działające w kilku miastach z osobnymi ekipami
Agencje ochrony mienia z dyspozytorami regionalnymi
Firmy kurierskie i logistyczne obsługujące wiele regionów
Sieci serwisowe i franczyzy z oddziałami w wielu miastach
Każda firma, która obsługuje klientów z różnych miast i musi routować zgłoszenia do właściwych osób

Jak to działa

Odbiera telefon

Asystent przejmuje połączenie i pyta o miasto.

Zbiera zgłoszenie

Zapisuje szczegóły zgłoszenia i potrzeby klienta.

Kieruje do oddziału

Przekazuje zgłoszenie do właściwej osoby w danym mieście.

Cel rozmowy

Zidentyfikować miasto lub region klienta
Zebrać dane kontaktowe, typ usługi i pilność
Przekierować zgłoszenie do właściwej ekipy lub oddziału
Poinformować klienta o czasie oczekiwania na oddzwonienie
Zapewnić, że żadne zgłoszenie nie ginie bez śladu w systemie

Co asystent zbiera podczas rozmowy

imię lub nazwa klienta
telefon zwrotny
miasto
typ sprawy
preferowana pora oddzwonienia

Przykładowe scenariusze

Nowe zlecenie z konkretnego miasta

Klient z Gdańska dzwoni z prośbą o sprzątanie biura. Asystent pyta o miasto, zbiera zakres usługi i dane kontaktowe. Zgłoszenie trafia automatycznie do koordynatora trójmiejskiego.

Nocna eskalacja awarii

Klient z Wrocławia dzwoni po godzinach z awarią. Asystent kwalifikuje pilność, zbiera adres i natychmiast powiadamia dyżurnego dla regionu dolnośląskiego — nie ogólnopolskiego.

Routing przy zmianie dyżuru

Zmiana dyżurnego w Łodzi. Asystent nadal poprawnie kieruje wszystkie zgłoszenia do nowej osoby bez konieczności ręcznej aktualizacji po każdej zmianie.

Przykładowe sprawy

Routing regionalny

Klient podaje miasto, asystent identyfikuje region i przekazuje zgłoszenie do właściwej ekipy lub koordynatora.

Nocna eskalacja pilnego zgłoszenia

Awaria po godzinach. Asystent kwalifikuje pilność i natychmiast powiadamia dyżurnego odpowiedniego regionu.

Nowy klient z nowego miasta

Klient pyta o dostępność usługi w swoim mieście. Asystent zbiera dane i kieruje do odpowiedniego oddziału.

Routing przy zmianie dyżurnego

Zmiana dyżurnego w regionie. Asystent automatycznie kieruje zgłoszenia do nowej osoby bez ręcznej aktualizacji.

FAQ

Czy można ustawić różne reguły routingu dla każdego miasta?

Tak. Dla każdego miasta lub regionu możesz zdefiniować osobę lub ekipę odpowiedzialną za zgłoszenia — z osobnymi zasadami dla godzin pracy i po godzinach.

Czy każde biuro lub oddział może mieć osobny numer telefonu?

Tak. Możesz przypisać osobne numery do poszczególnych miast lub oddziałów, albo obsługiwać wszystkie z jednego numeru z automatycznym rozpoznawaniem regionu na podstawie rozmowy.

Jak działa eskalacja nocna dla różnych regionów?

Możesz skonfigurować osobne reguły eskalacji dla każdego regionu. Pilne zgłoszenia nocne z Poznania idą do poznańskiego dyżurnego, a z Katowic — do śląskiego.

Co się dzieje, gdy klient nie poda miasta?

Asystent pyta wprost o miasto lub kod pocztowy na początku rozmowy. Jeśli nadal nie jest jasne, zgłoszenie trafia do centralnego koordynatora do ręcznego przypisania.

Zobacz, jak to wygląda w Twojej firmie

Demo pokaże, jak asystent zbiera zgłoszenia i kieruje je do właściwych oddziałów.

Umów demo